Prowadzenie fundacji lub stowarzyszenia to nie tylko realizacja misji społecznej, ale także szereg obowiązków formalnych. Niestety, wiele organizacji pozarządowych dowiaduje się o nich dopiero wtedy, gdy otrzymuje wezwanie z urzędu skarbowego lub sądu rejestrowego. W tym artykule przedstawiamy kompletny kalendarz obowiązków sprawozdawczych, które każde NGO musi wypełnić.
Sprawozdanie finansowe
Każda fundacja i stowarzyszenie prowadzące działalność gospodarczą lub będące podatnikiem CIT ma obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Dotyczy to zdecydowanej większości organizacji pozarządowych.
Co obejmuje sprawozdanie finansowe?
- Bilans - zestawienie aktywów i pasywów organizacji na koniec roku obrotowego
- Rachunek zysków i strat (lub rachunek wyników) - podsumowanie przychodów i kosztów
- Informacja dodatkowa - wyjaśnienia do bilansu i rachunku wyników, opis zasad rachunkowości
Małe organizacje (nieprzekraczające dwóch z trzech kryteriów: 1,5 mln zł sumy aktywów, 3 mln zł przychodów netto, 10 pracowników) mogą sporządzać sprawozdanie w formie uproszczonej.
Sprawozdanie finansowe musi być sporządzone w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, a następnie zatwierdzone przez właściwy organ (np. walne zgromadzenie) w ciągu 6 miesięcy. Dla większości NGO oznacza to termin sporządzenia do 31 marca i zatwierdzenia do 30 czerwca.
Deklaracja CIT-8
Organizacje pozarządowe, nawet jeśli nie prowadzą działalności gospodarczej, są co do zasady podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych. Oznacza to obowiązek złożenia rocznej deklaracji CIT-8.
- Termin - do końca trzeciego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego (zazwyczaj do 31 marca)
- Forma - wyłącznie elektronicznie, przez system e-Deklaracje
- Zwolnienie z podatku - większości NGO podatek nie wystąpi, ponieważ dochody przeznaczone na cele statutowe są zwolnione z CIT (art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT). Deklarację trzeba jednak złożyć
Najczęstsze błędy w CIT-8
- Niezłożenie deklaracji, bo "organizacja nie zarabia" - obowiązek dotyczy wszystkich podatników CIT
- Nieprawidłowe wykazanie zwolnień - trzeba wskazać konkretną podstawę prawną zwolnienia
- Pominięcie przychodów z odsetek bankowych lub darowizn
Sprawozdanie do KRS
Organizacje wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego mają obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do repozytorium dokumentów finansowych KRS. Od 2018 roku odbywa się to wyłącznie elektronicznie, przez portal eKRS.
- Termin - w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania (zazwyczaj do 15 lipca)
- Wymagane dokumenty - sprawozdanie finansowe, uchwała o zatwierdzeniu, uchwała o podziale wyniku finansowego
- Podpis - sprawozdanie musi być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez wszystkich członków zarządu
Niezłożenie sprawozdania do KRS może skutkować wszczęciem postępowania przymuszającego przez sąd rejestrowy, nałożeniem grzywny, a w skrajnych przypadkach nawet wykreśleniem organizacji z rejestru.
Obowiązki organizacji pożytku publicznego (OPP)
Organizacje posiadające status OPP, czyli te, które mogą otrzymywać 1% podatku, mają dodatkowe obowiązki sprawozdawcze:
Sprawozdanie merytoryczne
Oprócz sprawozdania finansowego, OPP muszą sporządzić i opublikować sprawozdanie merytoryczne z działalności za rok obrotowy. Powinno ono zawierać m.in.:
- Opis działalności statutowej (płatnej i nieodpłatnej)
- Informacje o działalności gospodarczej (jeśli jest prowadzona)
- Dane o przychodach i kosztach w podziale na źródła
- Informacje o liczbie zatrudnionych i wolontariuszy
- Dane o wydatkach na wynagrodzenia, delegacje, usługi obce
- Informacje o kwotach otrzymanych z 1% podatku i sposobie ich wydatkowania
Publikacja w bazie sprawozdawczości OPP
- Termin - do 15 lipca (za poprzedni rok obrotowy)
- Miejsce - baza sprawozdawczości OPP prowadzona przez Narodowy Instytut Wolności
- Konsekwencje opóźnienia - nieterminowe złożenie sprawozdania może skutkować utratą prawa do otrzymywania 1% podatku w kolejnym roku
Kalendarz najważniejszych terminów
Poniżej zestawienie kluczowych terminów dla NGO z rokiem obrotowym pokrywającym się z rokiem kalendarzowym:
- 31 marca - sporządzenie sprawozdania finansowego; termin złożenia CIT-8
- 30 czerwca - zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez właściwy organ
- 15 lipca - złożenie sprawozdania do KRS; publikacja sprawozdań OPP w bazie NIW
Dodatkowe obowiązki wybrane
W zależności od profilu działalności, NGO może mieć również inne obowiązki:
- Sprawozdanie z działalności fundacji - fundacje składają coroczne sprawozdanie do ministra nadzorującego (termin uzależniony od właściwego ministerstwa)
- Obowiązki pracodawcy - jeśli NGO zatrudnia pracowników: PIT-4R, PIT-11, ZUS DRA
- Rozliczenie dotacji - terminowe rozliczenie otrzymanych dotacji publicznych zgodnie z umową
- RODO - prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych
Konsekwencje zaniedbania obowiązków
Niestety, konsekwencje mogą być poważne:
- Grzywna nałożona przez sąd rejestrowy (do 15 000 zł)
- Postępowanie przymuszające w KRS
- Utrata statusu OPP i prawa do 1%
- Odpowiedzialność karnoskarbowa członków zarządu za niezłożenie deklaracji podatkowych
- W skrajnych przypadkach - wykreślenie z KRS lub likwidacja fundacji przez sąd
Potrzebujesz wsparcia w sprawozdawczości NGO?
Nasza kancelaria od lat wspiera fundacje i stowarzyszenia w wypełnianiu obowiązków prawnych i sprawozdawczych. Pomożemy Ci przygotować sprawozdania, pilnować terminów i uniknąć kosztownych błędów. Skontaktuj się z nami - zapewnimy Twojej organizacji spokojny sen.